第一章 总则

 

第一条  为进一步规范广东技术师范大学（以下简称学校）合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国合同法》等相关法律法规及规章，结合学校实际，制定本暂行办法。

第二条  本办法所称合同管理，包括：

（一）合同管理制度及其细则、配套文件的制定与修改；

（二）合同的订立审核与授权；

（三）合同备案及相关信息、文件及材料的归集与存档；

（四）合同履行、变更、解除及争议解决的报告与指导；

（五）对上述合同管理事务及合同管理制度的实施进行的监督、检查和奖惩。

第三条  本办法所称合同，包括学校对外订立的合同书、协议书，以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。

第四条  学校合同管理实行统一指导监督、分类归口管理、分级审批授权的工作机制。

第五条  未经审核或授权，任何部门和个人不得以学校名义或学校所属非法人单位、部门的名义对外订立合同。任何部门和个人不得超越审批、授权范围订立合同。

第六条  学校合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。

 

第二章 合同管理职责

 

第七条  学校成立合同审核小组，成员由财务部门、资产与实验室管理部门、招投标管理部门、依法治校办公室等职能部门负责人组成，办公室设在依法治校办公室，负责审核学校各部门对外签订的合同。合同审核小组的主要职责是：

（一） 监督各部门的合同签订流程；

（二） 审核学校各类合同；

（三） 研究解决合同管理工作中出现的问题。

第八条 学校审计部门应加强对合同管理全过程监督，对合同审核小组办公室认为有必要加强监督的重大合同文本提出审计建议。

第九条 学校合同审核小组各成员部门在合同审核工作中的职责：

（一）财务部门

负责审查确定合同资金来源，审核合同金额、财务票据、结算方式、质保金及付款期限的合法性、可行性、合理性；重点关注对方的信用保证、付款风险、付款进度等条款；审核合同中是否有对学校不利或有损学校合法权益的条款和内容。

（二）资产与实验室管理部门

负责提供物资采购合同规范文本，或针对合同业务部门提出的要求及采购事项与合同业务部门共同起草合同文本并进行审核，负责审核合同要素完备情况，包括合同各方的名称、住所地、合同标的、数量、价款、合同变更和解除等；审核验收相关条款；审核合同中是否有对学校不利或有损学校合法权益的条款和内容。

（三）招投标管理部门

负责审核中标单位的主体合法性（如资质、资格证书等），合同内容是否与招标文件、投标文件、单一来源谈判等采购文件内容的一致性，审核合同中是否有对学校不利或有损学校合法权益的条款和内容。

（四）依法治校办公室

负责审核合同送审资料的完整性、合同签订程序的合法性、合规性；审查重大合同及合同审核小组认为有必要参与审查的一般合同，是否有违反法律、法规及社会公共权益、社会经济秩序的条款或内容，合同的履约和违约责任、解决争议的办法；审核合同中是否有对学校不利或有损学校合法权益的条款和内容。

第十条  学校合同事务由综合管理部门、归口管理部门和合同承办部门依各自权责进行管理和办理。

第十一条  学校依法治校办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责为：

（一）制订学校合同管理具体措施，指导和监督合同归口管理部门、合同承办部门制定和完善合同管理细则；

（二）为合同归口管理部门、合同承办部门办理合同事务提供法律咨询服务；

（三）负责对合同归口管理部门、合同承办部门提交的合同进行法律审查，依法提出法律意见；

（四）按规定出具学校法定代表人授权委托书；

（五）负责对归口管理以外的其他合同进行备案；

（六）协调归口管理部门、合同承办部门处理合同纠纷；

（七）学校交办的涉及合同管理的其他工作。

第十二条  合同归口管理部门是指学校授权相关职能部门，根据业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门负责其主管范围内的合同审核、备案、监督、检查工作，主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程；

（二）负责业务主管范围内的合同审核、备案、监督、检查；

（三）协调处理业务主管范围的合同纠纷以及法律诉讼；

（四）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；

（五）学校授权范围内的其他工作。

第十三条  合同归口管理部门、学校依法治校办公室针对若干类型合同制定示范文本，分期分批逐步建立合同示范文本库，定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并根据实际使用情况进行修订。

第十四条  合同承办部门是指学校各二级单位，包括各院、部、处、室、所、中心等，是合同管理的具体责任单位；归口管理部门可作为合同承办单位直接承办有关合同。合同承办部门主要职责包括：

（一）制定本部门合同管理细则和工作流程，建立合同档案；

（二）负责所承办合同的可行性分析论证和合同对方当事人的资信调查；

（三）负责合同的洽谈和文本起草，将合同提交归口管理部门审查；

（四）将合同及时提交归口管理部门备案，提交学校档案馆存档；

（五）负责具体执行合同，跟踪掌握合同履行情况，及时向学校汇报合同履行过程中发生的问题，提出解决问题的意见和建议，收集保管合同签订及履行过程中形成的有关文件、资料；

（六）处理合同纠纷；

（七）完成学校交办的其他工作。

第十五条  合同承办部门根据学校授权范围，按照本部门合同管理细则或工作流程，履行相应的合同审核程序。

合同承办部门应对合同相对人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行全面审查，对合同的标的、数量、履行期限、质量要求等内容进行审核，并落实合同的经费来源。

第十六条  合同承办人，是指合同承办部门具体承担合同协商、拟定、报批和履行等事项的人员，是合同管理的直接责任人。

合同承办部门须在本部门指定一到两名合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为本部门、本单位在编在岗工作人员。

合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应及时办理合同管理事务的书面交接手续。

合同承办人须依照法律、法规和学校规定，按照所在部门的统一部署和要求开展工作，参与办理合同自最初协商起至履行完毕期间的所有相关事务，对中间出现的任何与合同有关的问题，承办人须及时向本部门负责人进行报告。

 

第三章  合同归口管理

 

第十七条  学校根据业务范围和工作职责，授权相关职能部门，负责特定类型合同的归口管理工作。合同归口管理部门主要管理范围包括：

（一）教务处负责管理本科层次的办学合同，包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设等合同；

（二）研究生处负责管理研究生层次的办学合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生挂职实践基地、教材刊物出版等履行日常管理需要签订的合同；

（三）国际交流与合作处负责管理境外合作交流框架协议、中外合作办学、境外本科生、研究生联合培养交流、涉外事务接待等合同；

（四）发展规划处负责管理学校与国家机关、政府部门、企事业单位、科研机构等签订的各类框架性协议、合同等；

（五）学生处负责学生事务管理服务、各学院学生就业实习基地等对外合作合同；

（六）校团委负责管理校学生会、研究生会、学生社团、学生组织开展学生活动以及大学生社会实践基地等对外合作合同；

（七）招投标管理中心负责与招投标工作等部门业务相关的合同；

（八）资产与实验室管理处负责管理学校教学、实验室等资产、仪器、设施及各类办公设备购置、设备维修、物资捐赠、资产处置等合同；

（九）后勤服务管理处负责管理后勤合同，包括后勤实体与学校社会化服务协议、园林绿化、环卫、房屋用具采购和搬迁、车辆租赁、食堂物资采购、商铺租赁、医疗设施、药品采购、物业管理、节能改造、供水供电等合同；

（十）财务处负责管理资金借贷、银校合作等合同；

（十一）审计处负责管理与委托审计服务相关的合同；

（十二）教师培训与继续教育学院负责管理师资培训、学校成人学历教育、继续教育和各类专业培训等合同；

（十三）网络信息中心负责管理网络与信息技术服务等合同；

（十四）保卫处负责管理与安保、消防、交通设施等相关的合同；

（十五）宣传部负责出版、广告，以及与各类基金会合作等涉及意识形态安全相关的合同；

（十六）基建处负责管理建设工程设计、咨询勘察服务、施工、监理、检测、建筑材料及工程配套设备采购、给水、排水、用电、用气、道路、工程结算，以及临建构筑工程、消防改造、水电维修、校舍房屋日常维修工程、自然灾害的检修项目、征地和房屋拆迁、运动场地维修与新建、规划调整等合同；

（十七）图书馆负责管理图书购置、电子图书采购、数字资源采购、图书捐赠等合同；

（十八）依法治校办公室负责管理与委托法律服务、学校无形资产管理相关的合同；

（十九）工会负责教职工体检、集体福利采购等合同；

校长办公会议交办事项中，指定的项目牵头部门负责相应的合同管理。

出版合同以经费来源作为归口管理部门。

涉及两个或以上部门的，各部门均应作为归口管理部门，履行相应的管理职责。

未列入合同归口管理部门审核的合同，由依法治校办公室进行审核。如学校对校内职能部门和直属单位进行职责调整，按调整后的职责范围对合同进行归口管理。

人事处负责人事合同的管理，具体规定由人事处另行制定并实施。

科研处负责科研类合同的管理，具体规定由科研处另行制定并实施。

 

第四章 合同的分级管理与订立程序

 

第十八条  学校对合同实施分级管理，分为重大合同和一般合同。

第十九条  下列合同属于重大合同：

（一）申请成立法人或其他社会组织的；

（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的；

（三）开展对外合作办学重大项目的；

（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的；

（五）合同标的额50万元及以上的；

（六）其他法律关系较为复杂或对学校利益有重大影响的合同。

第二十条 一般合同是指除重大合同以外的合同。

第二十一条 学校对外订立合同，学校已制定合同范本的应当优先适用学校合同范本；没有合同范本的应当争取起草合同文本的权利，合同文本由承办部门起草。

法律法规规定采用标准或示范合同文本的，按照相关规定执行。

第二十二条   合同金额在伍万元以下并即时清结的合同，可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的，依照规定办理。

除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以合同书面形式订立。

第二十三条  合同承办部门办理合同审批，应按照要求填列《广东技术师范大学合同审核登记表》，同时报送下列相关材料至合同审核小组办公室：

1.合同项目资金属于预算内的，需提供立项申请书并经分管校领导审批；属于预算外资金且金额在10万元以下的，需提供立项申请书并经预算工作委员会主任审批。凡涉及“三重一大”决策事项范围的，需提供校长办公会议交办通知；

 2.招投标文件及评标、中标结果；

    3.经合同业务部门负责人审阅签字确认的合同正本。

4.其他相关材料。

合同承办部门送审材料不完备，依法治校办公室应当场退回并告知需要补交的材料。

第二十四条  合同审核小组成员根据合同审核职责对合同进行审核，并在《广东技术师范大学合同审核登记表》中签署意见。依法治校办公室认为有必要的，应送法律顾问审核并签署审核意见。

第二十五条  合同审核小组成员若对合同有修改意见，应及时将意见反馈给合同承办部门，合同承办部门对合同审核小组成员的审阅意见及建议有异议，可以在合同返回时书面说明理由，以便及时再次商议，形成统一意见。对暂时难以形成统一意见的条款，由合同审核小组上报学校讨论确定。

合同审核小组对提交的重大合同的审查自受理之日起五个工作日内完成。对一般合同的审查自受理之日起三个工作日内完成。

    第二十六条  合同审核通过后，合同审核小组出具审核意见，并在合同正本骑缝处加盖“已经审核”章，将合同正本连同《广东技术师范大学合同审核登记表》送交合同承办部门经办人员。合同承办部门将合同正本、《广东技术师范大学合同审核登记表》等材料送分管校领导审定通过后，由法定代表人或授权代表负责签订合同。一般合同授权部门负责人签订，重大合同由法定代表人签订或授权相关分管校领导签订。

学校其他规章制度规定对外订立合同需要经由法定代表人书面授权的，依照其规定。

第二十七条  学校合同管理和签订按照精简程序原则组织实施，以下合同由学校法定代表人授权相关单位负责人签署，无需送合同审核小组审核。

（一）一般合同中按照合同范本签订的，经合同归口管理部门进行审核、分管校领导审批后，由学校法定代表人授权合同承办部门负责人签订合同。

（二）金额不足20万元的工程类采购项目合同和金额不足10万元的其他经济合同（均包括在广东省电子化采购执行平台上实施由该执行平台自动生成的采购合同），由学校法定代表人授权各单位行政主要负责人或科研项目负责人签署。

（三）招标代理协议（非付款类协议）由学校法定代表人授权招投标管理中心主要负责人签署。

第二十八条  合同承办部门将经审核及签批的合同送校长办公室加盖“广东技术师范大学合同专用章”，《广东技术师范大学合同审核登记表》、合同及附件原件一并交校长办公室存档。学校所有对外签订的合同必须加盖“广东技术师范大学合同专用章”后方可生效。

学校实行合同连续编号制度，由合同审核小组办公室对合同进行编号。

第二十九条  合同涉及多个合同承办部门的，由合同主要承办部门协调各相关部门会签后再报合同归口管理部门审核。

第三十条  依据法律法规规定，或按照学校相关规定，应采用招投标、政府采购或网上竞价采购等特殊程序订立合同的，或依法必须在特定交易场所进行的，应当依照有关法律规定和学校规定办理后，办理合同订立的审核手续。

第三十一条  签订合同应遵守法律法规，坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则，维护学校的正当权益。国家和学校对合同签订有其他特别规定的，承办部门应严格执行相关规定。

未经学校党委全委（常委）会议或校长办公会同意，任何部门或人员不得以学校名义或以学校资产对外以任何方式提供担保，不得以任何方式对外加入或承担其他主体依法或依合同应当承担的债务或责任。

第三十二条  学校禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

学校禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第三十三条  合同涉及房屋、土地使用权等不动产，或机动车等特殊动产，或商标、专利、著作权等知识产权的权属转移或许可使用的，应要求合同相对方提供相应的权属证明文件。

依据法律法规规定，合同相对方订立、履行合同应当取得有关权利人及其他相关主体或机构的授权、批准、许可或同意的，应当要求其出具该证明文件。

第三十四条  合同中应就学校的重要合同权利及对方的主要义务的履行节点设置相应的约定解除权。

第三十五条  合同中应当约定仲裁条款或诉讼管辖条款。

我方合同履行风险较大的，应约定仲裁条款。合同标的额较小的，应约定管辖条款。

合同约定仲裁条款的，应尽可能约定广州仲裁委员会仲裁。合同约定诉讼管辖的，应尽可能约定学校所在地法院管辖。

涉外合同应约定法律适用条款，并尽可能约定适用我国法律。

第三十六条  合同应当明确约定各方当事人的通信地址、联系人及联系电话、电子邮件，以便在合同履行、争议解决时可以进行有效的通知。

第三十七条  合同各方签署的姓名、名称（包括印章印文）应与合同首部确定的合同当事人保持一致。

合同引言、合同签署页未写明合同订立时间的，签署合同时，应一并签署日期。

合同有多页的，应加盖骑缝章。

第三十八条  未依本办法及学校相关制度规定办理合同订立审核手续的，印章管理部门不予办理签章。

 

第五章 合同的履行、变更和解除

 

第三十九条  合同承办部门应实时监控合同履行过程，必要时对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。

出现下列情形之一的，属于合同履行异常，应及时采取相关措施：

（一）合同签订的基础条件已经发生变化的；

（二）对方当事人要求变更合同主体或合同条款的；

（三）对方对合同的成立及有效性提出明显质疑的；

（四）合同相对方拒绝履行合同，或要求解除合同的；

（五）合同相对方发生违约行为，或有合理的理由认为其将发生违约行为的；

（六）我方无法履行合同的；

（七）我方已经或将要发生违约行为的；

（八）合同相对方对我方的合同履行提出异议或要求我方承担责任的；

（七）发生不可抗力明显影响合同履行的；

（八）合同履行发生其他争议的。

前款第一项中“基础条件”，是指合同立项依据、法律依据、政策基础或预算构成等足以影响合同签订与否的重要因素。

第四十条  合同承办人应在发现履行异常情况后及时告知承办单位负责人。承办人在向对方当事人发出或签收、确认改变合同权利义务的书面凭证之前，应事先与合同审核小组办公室沟通，不得擅自向对方做出实质性答复或承诺。

第四十一条  合同生效后，如对方不履行主要义务或者履行不符合约定，承办人应及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件，督促其履约，并保留相关证据材料。

对外享有的债权，合同承办人应定期催收，并保存相关的催告文件的备份文件、邮寄详情单等证据材料，避免因时效及相关证据缺陷影响权利行使。

第四十二条  合同各方协商一致变更或解除合同的，应及时订立书面协议，全面约定相关事宜的处理。

合同承办部门决定单方解除合同的，或决定起诉或提起仲裁的，应上报合同归口管理部门和学校依法治校办公室研究并出具意见。

第四十三条  重大合同签约时的条件发生变化，或因其他原因导致继续履行合同将给学校造成损害的，合同承办部门应当及时上报合同归口管理部门和依法治校办公室研究并出具意见。

合同承办部门在收到对方要求变更或解除合同的书面或口头通知后，应当及时上报合同归口管理部门和依法治校办公室。依法治校办公室组织合同归口管理部门、承办部门研究，并采取相关措施。

第四十四  未经法定代表人授权同意，合同承办部门不得以任何方式向相对方作出放弃权利的意思表示。

第四十五条  学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向合同归口管理部门通报。

 

第六章 合同档案管理

 

第四十六条  合同承办部门应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料，并按年度向学校档案馆归档。

合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。

第四十七条  合同审核小组办公室应当建立合同台账，对合同名称、合同承办人、订立时间等进行记载和跟踪。

 

第七章 监督检查与责任追究

 

第四十八条  学校建立健全合同管理年度报告和定期检查制度，将各部门的合同管理及履行状况，纳入学校年度考核以及部门负责人经济责任审计范畴。

第四十九条  有下列情形之一，造成严重后果的，由当事人承担相应的赔偿责任，并根据情节轻重追究其他责任：

（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；

（二）超越学校授权权限签订合同的；

（三）应签订书面合同但未签订的；

（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；

（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；

（六）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

  

 

第八章 附则

 

第五十条  具有独立法人资格的广东广技师资产经营有限公司、广东职教人才培训有限公司、广州广师物业管理有限公司、广东省广东技术师范大学校友会等单位，以独立法人名义签订的合同不适用本办法。

具有独立法人资格的上述部门、单位应当建立合同管理的相关制度，加强合同管理，防范法律风险。

第五十一条 学校建立完善线上办理合同审批工作机制，线上办理合同审批流程参照本办法执行。

第五十二条  本办法由学校依法治校办公室负责解释。

第五十三条  本办法自2020年7月1日起施行。原《广东技术师范学院合同管理暂行办法》（广师院〔2016〕412号）同时废止。